Urzędowe Poświadczenie Odbioru - wymagania prawne

Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) to wiadomość elektroniczna, stanowiąca dowód dostarczenia pewnego dokumentu elektronicznego do adresata. Mówimy o dwóch rodzajach Urzędowego Poświadczenia Odbioru:
- UPO wystawiane przez przez organ administracji publicznej (zwany dalej Urzędem), stanowiące poświadczenie przedłożenia dokumentu elektronicznego wysłanego przez interesanta [1],
- UPO wystawiane przez interesanta, stanowiące poświadczenie odebrania dokumentu wysłanego przez organ administracji publicznej [2], zwane dalej Zwrotnym Poświadczeniem Odbioru (ZPO).

W niniejszym artykule skupię się na formacie UPO wystawianych przez organy administracji publicznej. Zgodnie z obowiązującymi przepisami UPO powinno spełniać przedstawione poniżej warunki.

Wymagania prawne dotyczące UPO

1. Z [1] wynika, że Urzędowe Poświadczenie Odbioru powinno zawierać:
- pełną nazwę Urzędu,
- datę i czas doręczenia dokumentu (dostarczenia dokumentu do systemu informatycznego Urzędu),
- datę i czas wystawienia Urzędowego Poświadczenia Odbioru.

2. Jeśli by interpretować wystawione Urzędowe Poświadczenie Odbioru jako dokumenty elektroniczne powstałe i gromadzone w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych, w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych, dotyczy go również rozporządzenie [2], z którego wynika, że:

2.1. UPO powinno mieć format XML (jest bowiem przygotowane do przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej),

2.2. musi zawierać, poza elementami wynikającymi z [1], następujące metadane w formie umożliwiającej ich łatwe wyodrębnienie:
2.2.1. jednoznaczny identyfikator,
2.2.2. tytuł,
2.2.3. informację o formacie i typie dokumentu,
2.2.4. określenie, komu i na jakich zasadach można udostępnić dokument,
2.2.5. informacje na temat dokumentu, którego dotyczy (wymóg zbliżony, choć nie tożsamy, do [1])
2.2.6. informacja o podmiocie, do którego adresowane jest UPO.

Podsumowanie i wnioski

Poza aktami związanymi bezpośrednio z UPO należy zwrócić uwagę na [4]. Został tam przedstawiony format, w jakim powinny być przekazywane dokumenty do archiwów państwowych. Można tam znaleźć schemat XML, który stanowi techniczną definicję tychże metadanych. Przy analizowaniu formatu UPO można brać pod uwagę przedstawione rozporządzenie - nie jest to wprawdzie wymagane, ale może stanowić cenną wskazówkę. Moim zdaniem inne rozporządzenia powinny zawierać równie precyzyjne specyfikacje formatu różnego rodzaju dokumentów elektronicznych.

Źródła:
[1] Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym
[2] Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 listopada 2006 r. w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych (Dz. U. 2006.227.1664)
[3] Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych
[4] Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych

Kategoria: 

Komentarze

> 2.1. UPO powinno mieć format XML (jest bowiem przygotowane do
> przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej),

Mam pytanie skąd wiadomo że UPO ma mieć format XML wg mnie z ustawy o informatyzacji wcale to nie wynika. W rozporządzeniu [2] w paragrafie 3 pisze że "Pisma w formie dokumentów elektronicznych oraz urzędowe poświadczenie odbioru sporządzane są w strukturach fizycznych w formie zgodnej z formatami określonymi w przepisach wydanych na podstawie art. 18 pkt 1 ustawy o informatyzacji"

Przepisy szczegółowe w tym przypadku to rozporządzenie w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych z 11 października 2005. A to rozporządzenie definiuje szerszy zbiór dostępnych formatów niż tylko xml. Format XML jest stosowany do "określlenia układu informacji w dokumencie elektronicznycm"

Jednakże czy to oznacza że nie można stosować formatów danych zawartych w punkcie A.2 czyli txt, rtf, pdf, doc, OpenDocument wersja 1.0

Moim zdaniem tak nie jest

Witam

Wnioskuję to pośrednio z Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych [3], § 2, pkt 3. Zależy to jednak od definicji pojęcia "dokument elektroniczny" i ogólnie rozumianej "interpretacji" zarówno przepisów, jak i delegacji ustawowej w ustawie o archiwach. Pozostaje tutaj duże pole do popisu dla prawników, choć rekomenduję jednak stosowanie XML jako formatu bezpieczniejszego.

2.2.1. jednoznaczny identyfikator - czy ma to być identyfikator podmiotu, poświadczenia, czy dokumentu ?
2.2.2. tytuł - czego?

Interpretując, że "upo" też jest "dokumentem elektronicznym" i obowiązuje je rozporządzenie w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych, powinno zawierać:

2.2.1 - jednoznaczny identyfikator poświadczenia; można jednak założyć, że - jeśli dla danego dokumentu nie jest wystawiane więcej niż 1 poświadczenie, identyfikator dokumentu wraz z informacją o tym, że jest to poświadczenie, też spełni moim zdaniem ten wymóg;

2.2.2 - tytuł poświadczenia.

Dodatkowo z innych przepisów wynika, że musi zawierać identyfikator właściwego dokumentu (tzn. być z nim powiązane w sposób zapewniający integralność).

Oczywiście to tylko moja interpretacja; uważam jednak, że bezpieczniej mieć w UPO więcej danych niż za mało.

Dodaj komentarz

Markdown

  • Quick Tips:
    • Two or more spaces at a line's end = Line break
    • Double returns = Paragraph
    • *Single asterisks* or _single underscores_ = Emphasis
    • **Double** or __double__ = Strong
    • This is [a link](http://the.link.example.com "The optional title text")
    For complete details on the Markdown syntax, see the Markdown documentation and Markdown Extra documentation for tables, footnotes, and more.

Filtered HTML

  • Adresy internetowe są automatycznie zamieniane w odnośniki, które można kliknąć.
  • Dozwolone znaczniki HTML: <a> <em> <strong> <cite> <blockquote> <code> <ul> <ol> <li> <dl> <dt> <dd> <small>
  • Znaki końca linii i akapitu dodawane są automatycznie.

Plain text

  • Znaczniki HTML niedozwolone.
  • Adresy internetowe są automatycznie zamieniane w odnośniki, które można kliknąć.
  • Znaki końca linii i akapitu dodawane są automatycznie.
CAPTCHA
Proszę, przepisz napis z obrazka do okienka poniżej. Sprawdzamy w ten sposób, czy nie jesteś aby robotem. Wielkość znaków ma znaczenie!
By submitting this form, you accept the Mollom privacy policy.